หน่วยที่ 7 จดหมายธุรกิจ

ความหมายความสำคัญและประโยชน์ของจดหมายธุรกิจ

 จดหมายธุรกิจถือเป็นการสื่อสารธุรกิจรูปแบบหนึ่งเป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างกันในวงธุรกิจโดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในการดำเนินธุรกิจเช่นเสนอขายสินค้าหรือบริการสั่งสินค้าและจดหมายตอบรับการสั่งซื้อจดหมายติดตามหนี้จดหมายร้องเรียนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหรือความเสียหายเป็นต้นจดหมายธุรกิจมีความแตกต่างจากจดหมายส่วนตัวบ้างในด้านรูปแบบและการใช้ถ้อยคำภาษากล่าวคือจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่มีรูปแบบและการใช้ภาษาเป็นทางการหรือค่อนข้างเป็นสิ่งที่ผู้พิมพ์งานจดหมายต้องคำนึงถึงมีดังนี้

1 ความสะอาดของงานพิมพ์สีของกระดาษสี

2 ขนาดของกระดาษ

3 รูปแบบของจดหมาย

4 ความถูกต้องของตัวอักษรทุกตัวบนจดหมายข้างบนซองจดหมายต้องไม่มีคำผิดสิ่งที่ต้องคำนึงถึงดังกล่าวจะสร้างเสริมความน่าเชื่อถือของธุรกิจซึ่งหมายถึงความเชื่อถือในคุณภาพของสินค้าและบริการของธุรกิจนั้นๆ

ความสำคัญของจดหมายธุรกิจ

            จดหมายธุรกิจมีความสำคัญต่อธุรกิจประเภทต่างๆมากอาจสรุปได้ดังนี้

1 สะดวกสามารถติดต่อกันได้ในระยะทางไกลๆ

2 ประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย

3 สามารถติดต่อกันได้ในวงกว้างทั้งคู่ที่เรารู้จักและไม่รู้จัก

4 เป็นสื่อสัมพันธภาพที่ดีสร้างความประทับใจแก่ผู้รับ

5 ข้อความสื่อสารสมบูรณ์เนื่องจากสามารถเขียนได้รายละเอียดที่สมบูรณ์กว่าการพูด

6  เก็บเป็นหลักฐานมีประโยชน์เพื่อการอ้างอิงและคนเรื่อง เก็บเป็นหลักฐานมีประโยชน์เพื่อการอ้างอิงและคนเรื่องเมื่อจำเป็น

7  สามารถแจ้งข่าวสารได้อย่างทั่วถึงตามเวลาที่กำหนด

ประโยชน์ของจดหมายธุรกิจ

            จดหมายธุรกิจมีประโยชน์ต่อกิจการเป็นอย่างมากทำให้เกิดความสะดวกหลายประการเช่น

1 เป็นเอกสารป้องกันการคาดเคลื่อน ป้องกันการสื่อสารกันด้วยวาจาซึ่งอาจคลาดเคลื่อนหรือลืมได้อาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดหรือจงใจบิดเบือนข้อมูลการใช้จดหมายจึงเป็นวิธีที่สามารถแก้ปัญหานี้ได้

2 เป็นเครื่องมือให้รายละเอียดข้อมูล การเตรียมการตรวจสอบข้อมูลต่างๆก่อนส่งไปให้ลูกค้าสามารถให้รายละเอียดที่ถูกต้องชัดเจนทำให้ลูกค้าได้รับรายละเอียดครบถ้วนและชัดเจน

3 เป็นหลักฐานในการอ้างอิงข้อมูล การสื่อสารด้วยจดหมายเป็นลายลักษณ์อักษรชัดเจนใช้สำหรับอ้างอิงเรื่องที่ธุรกิจติดต่อกันจึงนำมาเป็นหลักฐานในการอ้างอิงและหลักฐานตามกฎหมายกรณีที่เกิดข้อขัดแย้ง

4  เป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อทางธุรกิจ ช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างธุรกิจเป็นเครื่องมือในการแก้ไขความเข้าใจผิดหรือข้อมูลที่คลาดเคลื่อนได้เป็นอย่างดีเช่นจดหมายปรับความเข้าใจ

5 เป็นเครื่องมือที่ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย การสื่อสารที่มีความเร่งด่วนและมีผู้รับจำนวนมากการใช้จดหมายจึงมีความสะดวกประหยัดและรวดเร็วในการติดต่อสื่อสารเวลาน้อยกว่าการเดินทางในการติดต่อสื่อสาร

ส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจโดยทั่วไปมีส่วนประกอบดังนี้

1 ที่อยู่ผู้ส่ง เป็นส่วนของการระบุชื่อและที่ตั้งของบริษัทห้างร้านหรือกิจการเจ้าของจดหมายเพื่อให้ผู้อ่านทราบว่าจดหมายฉบับนั้นมาจากที่ใดและจะตอบจดหมายส่งกลับไปยังที่ใดโดยอาจจะอยู่กลางหน้ากระดาษทางด้านซ้ายหรือทางด้านขวามือก็ได้โดยปกติบริษัทห้างร้านหรือกิจการทั่วไปนิยมใช้กระดาษพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูปไว้แล้วซึ่งมีการออกแบบแตกต่างกันไปแต่ส่วนใหญ่นิยมใช้ตราบริษัทโลโก้หมายเลขโทรศัพท์หมายเลขโทรสารของบริษัทไว้ด้วยเพื่อสะดวกในการติดต่อและเพื่อเป็นการโฆษณาประชาสัมพันธ์ไปในตัวและเนื่องจากในปัจจุบันนอกจากการติดต่อธุรกิจภายในประเทศแล้วการติดต่อค้าขายยางขยายกว้างไปสู่นานาประเทศมากขึ้นและเพื่อให้เกิดความสะดวกอย่างเต็มที่บริษัทส่วนใหญ่จึงนิยมพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูปทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษควบคู่กันไปหากเป็นกรณีที่ไม่มีกระดาษพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูปไว้ให้พิมพ์ชื่อและที่ตั้งของบริษัทเองโดยมีรายละเอียดไม่ควรเกิน 3-4 บรรทัด

2  เลขที่จดหมายปีพ.ศ ให้ระบุเลขที่จดหมายและปีพุทธศักราชที่จะทำจดหมายฉบับดังกล่าวเพื่อประโยชน์ในการจัดเก็บเอกสารและการอ้างอิงต่อไปเลขที่จดหมายนิยมกำหนดขึ้นโดยเรียงตามลำดับของจดหมายที่จัดทำขึ้นในแต่ละปีเริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนถึงปีปฏิทินอย่างไรก็ตามแต่ละหน่วยงานอาจมีวิธีการกำหนดเลขที่จดหมายแตกต่างกันออกไป

3 วันเดือนปี หมายถึงวันเดือนปีที่เขียนจดหมายเพื่อเป็นข้อมูลในการอ้างอิงหรือการติดต่ออันอาจเกิดขึ้นในภายหลังโดยให้ลงเฉพาะตัวเลขของวันที่ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพ.ศ

4  ที่อยู่ผู้รับ เป็นการระบุชื่อตำแหน่งและที่อยู่ของผู้รับเพื่อประโยชน์ในการเก็บจดหมายไว้เป็นหลักฐานในส่วนของที่อยู่ผู้รับนี้นิยมระบุชื่อตำแหน่งและที่อยู่ของผู้รับรวมถึงรหัสไปรษณีย์ด้วยควรให้ข้อมูลอย่างครบถ้วนและไม่ควรใช้ตัวย่อหากไม่แน่ใจเกี่ยวกับข้อมูลใดควรตรวจสอบหาข้อมูลที่ถูกต้องไม่ควรใช้วิธีการคาดเดาเพราะอาจทำให้ข้อมูลไม่ถูกต้องซึ่งย่อมส่งผลให้ผู้รับจดหมายเกิดความไม่พอใจได้อย่างไรก็ตามผู้เขียนจดหมายธุรกิจบางรายไม่นิยมใส่ที่อยู่ผู้รับไว้เนื่องจากไม่เห็นความจำเป็นทั้งนี้ก็สุดแล้วแต่ความสะดวกความเหมาะสมและความต้องการของผู้เรียนแต่ละรายด้วย

5  เรื่อง หมายถึง เรื่องหรือสาระสำคัญสั้นๆของจดหมายฉบับนั้นซึ่งมีลักษณะคล้ายกับเรื่องในจดหมายติดต่อราชการหรือบันทึกข้อความเป็นส่วนที่ให้ข้อมูลแก่ผู้รับจดหมายก่อนที่จะอ่านเนื้อความในจดหมายเพื่อให้พอทราบว่าจดหมายฉบับนั้นมีจุดประสงค์อย่างไรเรื่องควรมีลักษณะสั้นกะทัดรัดแต่ได้ใจความครอบคลุมรายละเอียดและจุดประสงค์ของจดหมายซึ่งควรมีความยาวอยู่ระหว่าง   1/2 ถึง 1  บรรทัดเเตหมีสาระสำคัญมาก อาจมีความยาวถึง 2 บรรทัดได้แต่ไม่ควรเกินกว่านี้ในจดหมายธุรกิจส่วนมากนิยมวางตำแหน่งของเรื่องไว้ก่อนขึ้นส่วนข้อความอย่างไรก็ดีอาจมีหน่วยงานบางแห่งยึดถือตามรูปแบบของจดหมายติดต่อราชการกล่าวคือวางตำแหน่งของเรื่องไว้ก่อนส่วนคำขึ้นต้นทางนี้สุดแล้วแต่ความต้องการของแต่ละหน่วยงาน

6  คำขึ้นต้น เป็นข้อความทักทายที่แสดงการเริ่มต้นจดหมายซึ่งมีลักษณะเช่นเดียวกับการเริ่มต้นการสนทนาอาจใช้คำว่าสวัสดีแต่การใช้คำขึ้นต้นในจดหมายธุรกิจทั่วไปนิยมใช้เรียนตามด้วยตำแหน่งหรือชื่อของผู้รับจดหมายแต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้ถูกต้องกับระดับชั้นของบุคคลตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณพ.ศ 2526

7  เนื้อหา หมายถึงส่วนที่เสนอเนื้อหาหรือสาระสำคัญของจดหมายที่เขียนตามปกติและจะแบ่งเนื้อหาออกเป็นตอนๆเพื่อให้ชัดเจนและเข้าใจง่ายอาจมีมากกว่า 1 ย่อหน้าก็ได้ในการพิมพ์จดหมายให้เป็นแต่ละบรรทัดห่างกัน 1 ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยว และแต่ละย่อหน้าห่างกัน 2 ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยว

8  คำลงท้าย เป็นการอำลาผู้อ่านโดยทั่วไปนิยมใช้คำว่าขอแสดงความนับถือแต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้สอดคล้องกับคำขึ้นต้นและถูกต้องกับระดับชั้นของบุคคลตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ. ศ. 2526

9  ลายมือชื่อ เป็นการลงลายมือชื่อเจ้าของจดหมาย

10  ชื่อเต็ม หมายถึง การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่ออันได้แก่ชื่อนามสกุลและคำนำหน้าเพื่อบริษัทฐานภาพตลอดจนตำแหน่งโดยพิมพ์ห่างจากคำรณไทยประมาณ 4 ชั่วโมงทับทิมเดี่ยวทั้งนี้เพื่อเพื่อเว้นที่ว่างไว้สำหรับลงลายมือชื่อนอกจากการพิมพ์ชื่อเต็มบริษัทบางแห่งนิยมพิมพ์ชื่อบริษัทไว้ในส่วนนี้ด้วยโดยอาจพิมพ์ให้อยู่เหนือหรือใต้ชื่อที่พิมพ์เต็ม

ลักษณะของจดหมายธุรกิจที่ดี

การเขียนจดหมายธุรกิจที่ดีนั้นควรคำนึงถึงลักษณะดังต่อไปนี้

1 ความชัดเจน  คือเนื้อหาที่เขียนตรงจุดประสงค์เมื่อผู้รับอ่านแล้วเข้าใจสาระที่อยู่ในจดหมายได้ตรงตามประสงค์ของผู้เขียน

2 ความสมบูรณ์ คือเขียนข้อความได้ครบถ้วนตามที่ต้องการ

3 ความกะทัดรัด คือเขียนสั้นแต่ได้ใจความครอบคลุมเรื่องราวทั้งหมด

4  ความสุภาพ คือการใช้ภาษาที่สุภาพจริงใจและมีความเป็นมิตรแสดงถึงความเคารพยกย่องผู้อ่านใช้คำหรือสำนวนภาษาที่เป็นแบบแผน

5  ความถูกต้อง คือการใช้ภาษาถูกต้องทำตามความนิยมกาลเทศะและเหมาะสมกับฐานะของผู้อ่านการเรียบเรียงถ้อยคำการสะกดการันต์การใช้เครื่องหมายวรรคตอนใช้คำย่อตลอดจนรูปแบบต่างๆของตัวจดหมายการจ่าหน้าซองการพันหนึ่งดวงตราไปรษณียากร

6  การระลึกถึงผู้อ่าน หมายถึงการเขียนที่คำนึงถึงความรู้สึกของผู้อ่านควรเขียนให้ผู้อ่านแล้วเกิดความพึงพอใจมีข้อความน่าสนใจและทำให้เกิดศรัทธา

7  มีความสะอาดเรียบร้อย คือควรระมัดระวังไม่ให้มีรอยลบขีดฆ่าหรือรอยเปื้อนใดๆและควรเลือกใช้รูปแบบที่สวยงามสร้างความประทับใจแก่ผู้รับ

หลักในการพิมพ์จดหมายธุรกิจ

            การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ

ใช้หลักการพิมพ์หนังสือราชการแต่มีการปรับเปลี่ยนบางส่วนออกไปบ้างการวางส่วนต่างๆของรูปแบบจดหมายเป็นการประยุกต์ใช้จากแบบหนังสือราชการให้มีส่วนคล้ายคลึงส่วนต่างๆของจดหมายจึงคล้ายๆกับการหนังสือราชการภายนอกแต่ในธุรกิจได้ปรับเปลี่ยนหรือเพิ่มเติมบางส่วนของจดหมายไปบ้างเล็กน้อยเช่น

1  ใช้กระดาษหัวจดหมาย

2  คำว่าเรียนบางแห่งอาจทิมกลเรื่องโดยเลื่อนชื่อเรื่องมาไว้ตรงกลางกระดาษเพื่อให้เด่นชัดขึ้น

3 หลังคำลงท้ายอาจมีชื่อบริษัทก็ให้เว้น 1.5 บรรทัดโดยวางส่วนกับคำลงท้าย

4 ชื่อผู้เซ็นจดหมายธุรกิจบางแห่งไม่ใส่พิมพ์แต่ตำแหน่งเพียงอย่างเดียว

5  ชื่อ ชื่อย่ออ้างอิงชื่อย่อผู้พิมพ์พิมพ์ไวต้า 1 1 บรรทัดหนึ่งถึง 1 ถึง

การพิมพ์จดหมายธุรกิจด้วยคอมพิวเตอร์

            การกำหนดค่าของระยะบรรทัดใน

            การกำหนดค่าในการพิมพ์จดหมายธุรกิจด้วยคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันนิยมใช้กระดาษ A4 ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณกำหนดให้ใช้กระดาษ A4 และเพื่อการกำหนดให้เป็นบรรทัดฐานในการพิมพ์จดหมายทางราชการและจดหมายธุรกิจจะอ้างอิงตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณในการกำหนดระยะบรรทัดในการพิมพ์จดหมาย

การตั้งระยะขอบกรณีสร้างหัวกระดาษบริษัท

การกำหนดระยะขอบกระดาษคือบน 1.25 เซนติเมตรล่าง 2 เซนติเมตรสาย 3 เซนติเมตรขวา 2 เซนติเมตรระยะขอบนี้สามารถปรับได้ตามความเหมาะสมของข้อความ

การใช้ตัวอักษร

นิยมใช้ตัวอักษรอังสนานิวหรือไทยสารบัญ 9 ขนาดตัวอักษร 16 หรือตัวอักษรที่ธุรกิจกำหนดเป็นมาตรฐานเอง

การกำหนดระยะบรรทัด

ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณได้กำหนดระยะบรรทัดในการพิมพ์หนังสือราชการด้วยเครื่องมือพิมพ์ดีดธรรมดาไว้ 3 ระยะด้วยกัน

หลักการพิมพ์จดหมายธุรกิจ

1  เลขที่ออกหนังสือ

2  วันเดือนปี

3  คำขึ้นต้น

4  ข้อความ

5  คำลงท้าย

6  ชื่อบริษัท

7  ชื่อผู้ลงนาม

8  ตำแหน่ง

9  ชื่ออ้างอิง

10  สิ่งที่ส่งมาด้วย